Há uma realidade alarmante que assola um número enorme de empreendedores no Brasil e que, por incrível que pareça, é fato público e notório: um terço dos novos negócios não alcança o primeiro ano de existência e mais da metade sequer completa cinco anos de operação (para maiores detalhes leia nossos artigo “Contabilidade para Comércios Atacadistas e Varejistas”). Não temos receio em afirmar que o insucesso desses negócios malfadados se deve em grande parte à má gestão administrativa e financeira das empresas recém-criadas. Existem formas de evitar isso (veja também nosso artigo “Fuja dos 10 erros básicos de quem começa um negócio”) e escolher muito bem seu escritório de contabilidade é uma delas.

A contratação de um escritório contábil gabaritado, embora exija trabalho de aprofundada pesquisa, é providência que garantirá significativos benefícios ao empreendedor no curto, no médio e no longo prazo. Sua assessoria contábil deve ser vista como uma ferramenta valiosa para gestão do seu negócio e uma aliada inseparável para sua administração financeira e para seus controles de custos e de despesas.

De fato, uma contabilidade registrada criteriosamente deve ser capaz de contribuir com o empresário para que ele tenha acompanhamento preciso de seu crescimento patrimonial, gestão facilitada de sua movimentação de estoques, cumprimento rigoroso de suas obrigações trabalhistas, visão clara sobre o destino de seus recursos financeiros, ciência das origens de seus recebimentos, tudo isso por meio de relatórios confiáveis e tempestivos.

De todas as vantagens que uma boa gestão contábil pode oferecer, uma merece relevante destaque: a escolha do adequado regime de tributação de sua empresa. Estar no regime tributário inadequado pode levar você a consumir toda sua lucratividade com pagamento de tributos, algo certamente indesejado. Para que isso não ocorra, é indispensável ser cliente de um escritório de contabilidade apto a fazer a análise tributária de sua atividade.

Assim, para que você promova uma boa gestão de seu negócio, um passo importante é a escolha de um escritório de contabilidade que contribua decisivamente com sua administração e que seja provedor de valiosas informações para ajudar nas suas tomadas de decisão. Com o fim de dar um norte à sua procura, reunimos o que para nós é fundamental que seja analisado por você quando da busca por um escritório de contabilidade:

1. Competência Técnica

A primeira dica não poderia ser outra. É fundamental ser assessorado por profissionais experientes e frequentemente ocupados com sua própria atualização técnica, principalmente com relação às complexas legislações tributária e trabalhista.

Ter assessoria de qualidade nessas áreas é sem dúvida imprescindível, ainda mais porque a folha de pagamento de sua empresa deve ser feita com absoluto rigor e seus tributos devem ser recolhidos e pagos na mais precisa e econômica forma da lei. Contudo, é importante que seu escritório consiga desenvolver conversas e te orientar em duas outras áreas fundamentais: a tecnológica e a financeira.

A primeira porque hoje o fisco se vale de sofisticados aparatos de informática para identificar irregularidades na sua administração com o único propósito de te autuar. Você deve então fazer uso da mesma arma, a tecnologia, para não deixar espaço para que riscos fiscais tirem o seu sono.

A segunda é a financeira, já que por mais que os relatórios fornecidos por seu escritório sejam bem estruturados, completos e confiáveis, você precisará de orientação para interpretá-los e saber que decisão tomar a partir da leitura deles.

Para se certificar da competência técnica do escritório avaliado, antes de assinar contrato o ideal é que você entre em contato com ele e converse sobre as questões que mais têm te preocupado. Durante esse bate papo, meça sua profundidade técnica. Indague também se ele te encaminhará informações periódicas sobre atualizações legais e sobre matérias do interesse do seu segmento, avaliando assim se a periodicidade oferecida é adequada aos seus interesses.

Por outro lado, se você não se sentir à vontade para avaliar a competência técnica de um escritório contábil, considere se certificar se o escritório possui Seguro de Responsabilidade Civil, providência que poderá te dar uma maior tranquilidade numa eventual situação de sua empresa ser obrigada a arcar com alguma multa por erro ou atraso na entrega de alguma obrigação fiscal ou decorrente da fiscalização do trabalho por conta de equívoco exclusivo do escritório.

2. Localização

Estar próximo do seu escritório contábil viabilizará que você tenha reuniões presenciais com maior frequência, contribuindo com a boa gestão do seu negócio. É importante que você discuta frequentemente os números que seus demonstrativos contábeis e financeiros apresentam. Nada melhor do que fazer isso ao lado do seu contador.

Para isso é ideal que o escritório de contabilidade que o assessora esteja próximo de você e, se possível, numa localidade de fácil acesso, o que te economizará tempo e te estimulará a manter a frequência das reuniões, que se aconselha seja no mínimo mensal.

Além disso, deve ser considerado ao menos que o escritório de contabilidade esteja nas cercanias de sua cidade, característica que possivelmente significará que ele conhece bem os meandros dos órgãos públicos de sua municipalidade e a legislação correlata, de maneira que possa te oferecer uma assessoria mais ágil e segura.

3. Infraestrutura

Com o olhar empreendedor que você certamente possui, uma visita ao escritório contábil avaliado, antes de fechar contrato, será esclarecedora. Primeiramente porque você poderá atestar minimamente se o número de funcionários do escritório é condizente com a carga de trabalho que você demandará, além de poder conhecer eles próprios (funcionários) e perceber se o clima organizacional em que convivem e o ambiente organizacional que o escritório oferece possibilitará a realização de um trabalho de qualidade, além de poder indicar se uma relação de confiança de fato poderá se estabelecer.

Você também conseguirá avaliar se ele é organizado, o que pode representar a mesma organização que o escritório contábil dispensará no manuseio da documentação de sua empresa.

Uma característica relevante a ser observada por você é a infraestrutura tecnológica do escritório.  Isso porque com o SPED (sistema público de escrituração digital) os fiscos das três esferas de governo estão exigindo declarações eletrônicas cada vez mais complexas das empresas, exigências que só aqueles escritórios muito vocacionados ao uso da informática e possuidores de robusta infraestrutura de tecnologia da informação conseguem atender.

Se seu escritório não conseguir atender a essas exigências ou se atendê-las de maneira incompleta ou errada, sua empresa se sujeitará a severas multas. Ademais, o e-SOCIAL passa a compor o ambiente SPED já nesse ano, o que exigirá das empresas e dos seus escritórios contábeis uma profunda revisão de seus processos administrativos e sistêmicos, mudanças que só serão possíveis aos que estiverem bem assessorados e estruturados.

Uma boa infraestrutura tecnológica também permitirá que sua empresa integre dados eletrônicos com o sistema do seu escritório contábil, facilitando sua vida e garantindo a consistência das informações contábeis, fiscais e de departamento de pessoal de sua empresa. Indague também como são feitos os backups do escritório – ou se são feitos – de forma que você possa atestar a segurança com que são armazenados os dados eletrônicos de sua empresa.

4. Relação Custo/Benefício

Para avaliar a representatividade dos honorários contábeis dentro do seu orçamento, primeiramente você deve ter muita consciência da qualidade dos serviços que está procurando, do nível de demanda que sua empresa exigirá e dos benefícios que a escolha de um bom escritório de contabilidade pode te trazer.

Se você está procurando um escritório que consiga te assessorar com velocidade em todas as suas questões trabalhistas, que faça periodicamente uma análise do melhor regime tributário para sua empresa, que te oriente diariamente com relação às questões contábeis e fiscais, talvez você não encontre tudo isso dentre os escritórios com honorários mais baixos.

Por outro lado, se você só quer saber de pagar seus tributos no prazo correto e nada mais (limitação que terminantemente não aconselhamos), o mercado também te oferecerá diversas opções se serviços com honorários às vezes mais em conta. Como dito acima, o importante é você ter absoluta consciência do que está procurando. Escolher apenas pelo preço pode se mostrar um grande erro.

Uma dica importante nesse sentido é olhar como maior atenção escritórios que utilizem critérios diversificados, objetivos e transparentes para a definição dos seus honorários. Agindo assim, além de denotar muito profissionalismo e ética, o escritório vai te dar a tranquilidade de que o orçamento que te apresentou não foi construído de acordo com “a cara do cliente”, como vulgarmente se fala.

Escritórios que cobram honorários com base na análise de diversos fatores de sua empresa tendem a mensurar melhor o valor que seus serviços têm em contrapartida dos benefícios que podem te oferecer. Fatores como o número de contas correntes, a quantidade de notas fiscais de entradas e de saídas, a complexidade da atividade desenvolvida, o valor anual do seu faturamento, o número de funcionários e de sócios da sua empresa, dentre outros, devem ser os critérios levados em consideração na construção de um orçamento de serviços bem estruturado.

5. Bom Atendimento

Os tempos atuais exigem respostas cada vez mais rápidas e precisas. Por essa razão, seu escritório deve estar preparado para atendê-lo no momento em que você precisar. Ademais, a escolha de um contador para sua empresa é equivalente à escolha de um médico para sua família, já que você estabelecerá um laço de confiança que possivelmente durará a vida toda. Por essa razão, é fundamental que seu escritório tenha um bom atendimento, de maneira a não colocar nenhuma mancha numa relação tão vocacionada a ser duradoura.

A velocidade na resposta de e-mails, a disponibilidade, a cordialidade no atendimento telefônico, a tempestividade dos retornos e a sincera satisfação em te receber para orientá-lo, devem ser fatores avaliados por você com atenção. Se o escritório for bem avaliado por você nesses quesitos, certamente isso significará que seus funcionários são bem orientados, que recebem treinamento e orientação para te atender bem e que possivelmente seguem padrões de comportamento exigidos pelo escritório ao mesmo passo que obedecem a processos bem definidos.

Nesse caso, para que você consiga escolher bem seu escritório contábil, a recomendação é que antes de fechar contrato você acesse todos esses canais (telefone, e-mail e visita ao escritório) e se certifique que eles funcionam bem.

6. Relatórios

Se você procura por um escritório contábil que contribua com a boa gestão de seu negócio, é indispensável que ele te forneça uma gama de relatórios inteligíveis e úteis para contribuir com suas tomadas de decisão. Essa entrega deve obedecer a um cronograma que te pareça ideal, como periodicidade no mínimo mensal.

Existem alguns relatórios que devem ser obrigatoriamente entregues para você todo mês, como a folha de pagamento, os balancetes e os demonstrativos de pagamento de tributos. O demonstrativo do fluxo de caixa e o balanço patrimonial também são relatórios obrigatórios que podem te ajudar muito. Isso é o básico. Avalie alguns modelos e verifique se te atendem. Do contrário, pergunte se podem ser customizados para que ofereçam informações adicionais importantes para você, de forma que você possa testar a flexibilidade do escritório.

Se além deles o escritório for capaz de te oferecer também relatórios gerenciais, apropriados ao seu ramo de atividade, tenha bons olhos para isso. Esse é um diferencial importante e valoriza muito os serviços contábeis que lhes serão dispensados.

7. Segmentação

É importante verificar também se seu escritório está capacitado para atuar no segmento da sua empresa. Existem escritórios especializados num único nicho de mercado, como de postos de gasolina ou de supermercados, para citar alguns exemplos. Num outro extremo, existem escritórios que reúnem em sua carteira de clientes uma vastidão ilimitada de ramos de atividade, ou seja, são escritórios generalistas.

Quanto maior for a especialização do escritório, maiores são as chances dele te oferecer soluções mais eficazes, já que possivelmente serão profundos conhecedores das minúcias de seu segmento e, por essa razão, poderá te atender mais rápida e adequadamente nas situações intrincadas do seu dia a dia.

Por exemplo, se você possui uma clínica ou consultório médico, o ideal é ter uma contabilidade para médico especializada. Se você, por outro lado, possui uma empresa de construção civil, o ideal é buscar uma contabilidade para construção civil experiente. E assim por diante.

8. Logística Simplificada

O melhor é que o escritório de contabilidade não ocupe seu tempo nem o tempo dos funcionários de sua empresa com burocracias relacionadas à reunião e à classificação de documentos contábeis, fiscais e trabalhistas. Você deve procurar contratar um escritório que ofereça soluções tecnológicas e recursos logísticos que facilitem sua administração, não o contrário.

Você precisa avaliar primeiramente quantas vezes o portador do escritório seguirá até sua empresa para retirar documentos, ao mesmo passo em que se certifica da existência de um processo muito claro e intuitivo de como deva ser a reunião dessa documentação, para que você e seus funcionários tenham suas vidas facilitadas. O usual é que um malote do próprio escritório seja disponibilizado para que você reúna dentro dele toda a documentação do período combinado.

Importante, porém, que o escritório seja capaz de promover a integração de dados eletrônicos com o sistema de sua empresa, diminuindo assim o fluxo de documentos e aumentando o nível de consistência dos seus registros fiscais e contábeis. Hoje em dia existem recursos que permitem que os escritórios capturem as notas fiscais de entradas e de saídas de sua empresa diretamente das bases de dados do governo, minimizando muito o seu trabalho. Outro recurso muito útil encontrado em alguns sistemas contábeis de escritórios mais sofisticados é a opção de importar seus extratos bancários diretamente de arquivos eletrônicos disponibilizados facilmente para você pelos websites dos bancos. Avalie, antes de contratar o escritório, se ele está apto a oferecer essas facilidades.

9. Habilitação

A atividade do contador é regulamentada e submetida à rigorosa legislação. Sua atuação é de grande responsabilidade e quando ele apõe sua assinatura nos documentos contábeis de sua empresa ele está com isso atestando a correção de todos os seus registros, respondendo civil e criminalmente por isso (o art. 1.177 do Código Civil aborda a responsabilidade civil do contabilista e o art. 342 do Código Penal trata especificamente dos crimes de falso testemunho ou de falsa perícia), juntamente com o administrador da empresa.

Essa é uma segurança muito grande para quem contrata os serviços de um escritório contábil, dado que a Lei é exigente com a classe contábil e requer o cumprimento de suas funções no mais alto nível de ética, correção e probidade.

Para seu contador e seu escritório contábil estarem habilitados para te prestar serviços contábeis, eles precisam estar registrado no CRC (Conselho Regional de Contabilidade) de seu estado e ter seus registros regulares. A recomendação nesse caso é que o empresário tome informação do número de inscrição do contador e do escritório contábil e faça uma consulta junto ao CRC de sua jurisdição.

10. Indicações

Por fim, você empreendedor não pode olvidar a indicação de outros empresários, sejam eles conhecidos (o que pode ser melhor) ou não. Se você conheceu um escritório contábil a partir da indicação de um colega empresário, você já tem uma boa referência para se valer. Contudo, nessa situação é imprescindível que você siga todas as demais recomendações acima e que também pesquise outras ofertas de serviços no mercado, ao menos para ter uma base de comparação.

Se por outro lado foram suas pesquisas que te levaram a conhecer determinado escritório de contabilidade, a dica é que você peça os dados de contato de outros clientes deste escritório, preferencialmente no mesmo ramo de atuação que o seu, e entre em contato com eles para pedir referência.

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O importante é ter em mente que você não está procurando por um serviço qualquer, mas prestes a estabelecer um vínculo de confiança que deve ser forte e duradouro. Por essa razão, não faça sua escolha sem que antes tenha havido uma pesquisa profunda e séria. Agir diferentemente disso pode pôr em risco o futuro do seu negócio.